采购职能中最重要的六件事

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有效和高效执行采购职能是企业的一项重要活动。企业正开始了解供应链和采购部门对盈利能力的贡献潜能。有效的采购有助于简化流程,降低原材料价格和成本,识别更好的供应来源,从而提高企业效率。
 
战略和技术咨询服务企业Hackett Group的报告称,通过数字工具部署,采购企业可以将运营成本降低多达45%,不仅提高效率,还能使企业改善效果和客户体验。

  

采购职能中最重要的六件事

 

采购已经成为企业最重要的职能之一,采购部门必须授权执行下列重要职能:
 
1、采购
 
采购部门最重要的职能之一是从外部来源采购商品、服务或作品。它在公司的整体业务战略中起着至关重要的作用,因为它需要战略规划,尽可能以最优的价格采购这些东西。它应该在合适的时间从合适的来源处采购合适数量、合适质量的材料。
 
首先,在开始谈判之前,确定供应商资格。简化供应商数据的收集和监控,确保供应商遵守企业政策。收集重要的供应商资格信息,汇编和比较供应商提案。通过评估供应商资格、风险因素和政策合规性,选择最优供应商。成本控制的重要因素之一就是寻找最优的、可靠的供应商。

2、谈判
 
具备谈判技巧的采购专业人员应能为企业谈判最佳交易。他们应以最优价格从供应商处采购最优质的产品。这一职能对于企业盈利能力来说至关重要,如果采购成本很高,企业最终可能会在该领域花费一半以上的收入,进而影响企业净利润。企业已经意识到,如果采购决定有效,那么就可以节省采购成本。即便采购成本略有下降也会产生重大影响。
 
3、签订合同
 
在根据价格、质量和价值评估供应商投标之后,采购专业人员根据公司标准、行业法规和客户期望,考虑企业独特的业务要求,再将合同授予最优供应商。
 

 8Manage采购合同管理

 
4、监控供应商绩效

采购专业人员必须监控合同,确保供应商在交付货物和定价方面表现良好。它应生成和跟踪采购订单,留意供应商是否按时交付质量达到预期的材料,否则会影响整个生产链。采购应跟踪供应商承诺的交付,查看发票是否得到审批和支付。它还必须跟踪所有订购和接收的商品和服务,准确保存库存记录以及有关绩效、交货和定价的详细信息。因此,这一职能在所有企业中至关重要。
 
5、遵守业务协议

采购部门必须确保其符合所有公司目标和合规性要求。例如,在企业内,如果成员或员工要求采购日常用品、文具或计算机等物品,那么它必须查看用于采购和预算审批的业务协议,核实所采购的物品是否符合企业的采购政策。

6、利用技术来协助采购职能
 
最近有一项关于著名企业采购职能所面临的挑战方面的案例研究,其中48%的受访者表示缺乏专业资格和经验丰富的员工,28%的受访者表示技术变革。从调查结果可以看出,技术逐渐提高企业效率,企业应学会适应技术变化。以技术为基础的电子采购软件正是未来采购职能进一步发展的方向。

借助现代电子采购软件,企业可以简化供应商选择、费率管理、协议定价和政策执行。比如,8Manage SRM作为新一代电子采购软件,有助于采购部门管理供应商关系、监控绩效和处理付款等,促进企业采购职能升级。
 

8Manage 电子采购软件

 
(1)供应商管理:从供应商招募、寻源、细分管理、信息管理、资质审核到绩效评估,8Manage SRM支持供应商的全生命周期管理,不断优化企业可利用供应商资源结构。

(2)监控绩效:8Manage SRM对采购每个环节进行严密的跟踪与管理,实时动态更新,业务数据永久保存,即时追溯,将采购中人为干预的程度降低。系统提供自动提醒和上报机制,及时发现过程中的管理漏洞。

(3)与多方业务直通:8Manage SRM与多方业务直通,信息具有关联性与实时性。在8Manage直通式采购环境下,供应商则可自动接收已审批的电子采购订单,在线审核采购订单并确认,然后在此订单上创建发货安排。

(4)多维度跟踪付款:8Manage SRM有严密的流程与监控机制管理整个交付的过程,记录与跟踪交付的具体进度与状态,及时解决采购交付过程中的各种问题以确保交付的顺利完成。

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